Dans les secteurs de la santé et du médico-social, les organisations évoluent aujourd’hui dans un environnement de plus en plus complexe : transformation des politiques publiques, multiplication des appels à projets, exigences accrues en matière de qualité, de reporting et d’innovation, tensions sur les ressources humaines…
Dans ce contexte, la gestion de projets devient un levier stratégique, mais aussi une source de surcharge importante pour les équipes internes.
Externaliser tout ou partie de cette fonction n’est plus un simple choix organisationnel : c’est, pour de nombreuses structures, une réponse pragmatique et structurante aux enjeux actuels.
Un contexte marqué par des besoins croissants et des ressources limitées
1.1 Une explosion des sollicitations institutionnelles et partenariales
Les établissements et services sanitaires, sociaux et médico-sociaux font face à une multiplication des dispositifs :
appels à projets, appels à manifestation d’intérêt (AMI), appels à candidatures, expérimentations territoriales, programmes de prévention, financements croisés (ARS, Conseils départementaux, CNSA, CPAM, fonds européens, fondations…).
Selon l’ANAP et la CNSA, ces dernières années ont vu :
- une augmentation significative du nombre d’appels à projets,
- une complexification des cahiers des charges,
- des exigences accrues en matière d’évaluation, d’indicateurs et de pilotage.
Cette inflation mobilise des compétences spécifiques (ingénierie de projet, montage financier, coordination partenariale) qui ne sont pas toujours disponibles en interne.
1.2 Une pression croissante sur les équipes internes
Dans le même temps, les équipes font face à :
- des difficultés de recrutement et de fidélisation,
- un taux d’absentéisme élevé (notamment dans le médico-social),
- une surcharge administrative croissante.
D’après l’ANACT, près de 6 managers sur 10 dans le secteur public et associatif déclarent manquer de temps pour conduire des projets transversaux, au profit de la gestion quotidienne et des urgences opérationnelles.
Résultat :
les projets structurants sont souvent repoussés, conduits dans l’urgence, ou portés par quelques personnes déjà très sollicitées, au risque de fragiliser les équipes et la qualité globale des réponses.
Externaliser la gestion de projets : quels bénéfices concrets ?
Externaliser ne signifie pas se dessaisir, mais s’appuyer sur une expertise dédiée, en complémentarité avec les équipes internes.
2.1 Mettre en place une ingénierie de projet structurée et sécurisée
Le recours à un accompagnement externe permet de :
- analyser finement les opportunités (pertinence stratégique, faisabilité, cohérence territoriale),
- structurer les projets selon une méthodologie éprouvée,
- sécuriser les dossiers sur les plans technique, financier et réglementaire,
- anticiper les attentes des financeurs et partenaires.
Cette approche augmente significativement la qualité des réponses et limite les risques de non-conformité ou de projets sous-dimensionnés.
Selon plusieurs retours d’acteurs du secteur, les structures accompagnées par une ingénierie externe observent :
- une meilleure lisibilité de leurs projets,
- une cohérence renforcée entre stratégie et actions opérationnelles,
- un pilotage plus serein dans le temps.
2.2 Libérer du temps pour le cœur de métier et le management
Externaliser, c’est aussi permettre aux directions et aux équipes de :
- se recentrer sur l’accompagnement des publics,
- renforcer le pilotage managérial,
- soutenir les équipes de terrain,
- travailler sur la qualité de vie au travail et la prévention de l’usure professionnelle.
L’Assurance Maladie rappelle que la surcharge organisationnelle est un facteur majeur de risques psychosociaux.
Réduire la pression liée à la gestion de projets complexes contribue indirectement à préserver la santé des équipes et la stabilité des organisations.
2.3 Optimiser le taux de réponse et de succès
Toutes les structures ne peuvent pas répondre à tous les appels à projets. L’externalisation permet :
- de prioriser les opportunités réellement stratégiques,
- d’améliorer le taux de transformation (dossiers déposés / dossiers retenus),
- de capitaliser sur les expériences passées.
Selon des données issues de cabinets spécialisés en ingénierie de projets publics, les organisations accompagnées voient leur taux de succès augmenter de 20 à 40 %, en fonction des dispositifs et des territoires.
L’approche Meraki Care & Co : expertise, lien et vision humaine
Chez Meraki Care & Co, l’externalisation de la gestion de projets ne se limite pas à une prestation technique.
Elle s’inscrit dans une démarche globale, ancrée dans les réalités du terrain et les dynamiques humaines.
Notre approche repose sur :
- une compréhension fine des enjeux sanitaires, sociaux et médico-sociaux,
- une expérience du pilotage de projets complexes et multi-acteurs,
- une attention particulière portée aux équipes, à leurs contraintes et à leur charge mentale,
- une vision systémique, intégrant prévention, qualité de vie au travail et durabilité des organisations.
L’objectif n’est pas seulement de « gagner des financements », mais de construire des projets utiles, réalistes et porteurs de sens, au service des territoires, des professionnels et des publics accompagnés.
Conclusion
Dans un contexte de transformation profonde du secteur de la santé et du médico-social, externaliser la gestion de projets apparaît comme un levier stratégique, à la fois organisationnel, humain et financier.
C’est un choix qui permet :
- de sécuriser les démarches,
- de préserver les équipes,
- de renforcer la capacité d’innovation,
- et de redonner du souffle aux organisations.
Penser la gestion de projets comme un espace de soutien – et non comme une charge supplémentaire – est aujourd’hui un enjeu clé pour construire des systèmes plus robustes, plus humains et plus durables.
Sources (sélection)
- ANACT – Charge de travail, organisation et santé au travail
- ANAP – Performance et conduite de projets dans les établissements de santé et médico-sociaux
- CNSA – Financements, appels à projets et transformation de l’offre médico-sociale
- Assurance Maladie – Prévention des risques psychosociaux
